Tuần 12 đến 8: chốt thông điệp và khoảnh khắc
Việc quan trọng nhất không phải là chọn sân khấu. Đó là một câu: sản phẩm này khác gì, và khoảnh khắc nào cho khán giả thấy điều đó. Mọi quyết định sau đó đều đo theo câu này.
Cùng lúc, chốt địa điểm, ngày, kênh phát trực tuyến và danh sách báo chí. Địa điểm đẹp thường đặt trước 8 đến 12 tuần.
Tuần 7 đến 3: sản xuất và tập duyệt
Đây là giai đoạn dựng video, thiết kế sân khấu, tuyển nhân sự và chuẩn bị nội dung truyền thông. Một buổi tập duyệt kỹ thuật (tech rehearsal) vào tuần 2 và một buổi tập toàn bộ vào ngày trước sự kiện là bắt buộc.
Hãy chuẩn bị bản nháp thông cáo, ảnh và video để gửi ngay lúc sản phẩm xuất hiện trên sân khấu.
Tuần 2 đến ngày diễn: kiểm soát rủi ro
Lập danh sách rủi ro (mất điện, thiết bị không bật, diễn giả muộn) và phương án cho từng rủi ro. Thiết bị trình diễn phải có bản thứ hai, nguồn điện có UPS, kênh phát có đường truyền dự phòng.
Ngày sự kiện, điều phối viên cầm bản run-down trên tay và có quyền ra quyết định tại chỗ.
