Hóa đơn điện tử 2026: 7 điều cần biết

Cuối năm ngoái, một khách hàng của chúng tôi, chủ xưởng in nhỏ ở Bình Tân, mang đến một xấp hóa đơn đầu vào và hỏi: “Chị ơi, cái nào dùng được, cái nào bỏ?”. Trong xấp đó có hóa đơn viết sai tên công ty, có tờ thanh toán tiền mặt 8,2 triệu, có cả một tờ chưa từng thấy trên cổng tra cứu. Nghe quen không? Hầu hết rắc rối về hóa đơn điện tử không nằm ở phần mềm, mà ở thói quen. Bài này gom lại 7 điểm đáng nắm nhất của năm 2026, theo thứ tự từ cái dễ bỏ sót đến cái dễ bị phạt.

1. Khung pháp lý đang áp dụng

Bộ ba bạn sẽ gặp thường xuyên là Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 1/6/2025). Phần xử phạt nằm ở Nghị định 125/2020/NĐ-CP (đã sửa đổi, bổ sung), còn quy trình quản lý thuế chung dựa trên Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14. Khi có thắc mắc, hãy mở đúng văn bản gốc và bản sửa đổi mới nhất thay vì tin vào bài đăng lại trên mạng xã hội, kể cả bài này.

2. Có mã hay không mã của cơ quan thuế

Hóa đơn có mã được cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua, nên người mua tra cứu được gần như ngay lập tức. Hóa đơn không có mã do người bán tự phát hành và truyền dữ liệu cho cơ quan thuế theo quy định. Điều quan trọng với kế toán: bất kể loại nào, hóa đơn chỉ có giá trị khi được lập đúng thời điểm, đúng nội dung và đã gửi cho người mua. Một file PDF bạn gõ tay bằng Word thì không phải hóa đơn.

3. Hộ kinh doanh và máy tính tiền

Từ khi thuế khoán bị bãi bỏ (1/1/2026), hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên phải dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Cửa hàng bán lẻ, quán ăn, tiệm thuốc là nhóm bị ảnh hưởng nhiều nhất. Hộ nhỏ hơn không bắt buộc, nhưng nếu khách hàng là doanh nghiệp cần hóa đơn để hạch toán, bạn vẫn nên chuẩn bị sẵn phương án. Chi tiết nghĩa vụ thuế của hộ được tách riêng trong bài thuế hộ kinh doanh 2026 sau khi bỏ thuế khoán.

4. Thời điểm lập hóa đơn

Lỗi phổ biến nhất mà kế toán mới hay mắc là lập hóa đơn “khi nào tiện”. Quy định gắn thời điểm lập với thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, hoàn thành dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền tùy trường hợp. Ví dụ thực tế:

• Bán hàng hóa: thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng cho người mua, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa.
• Cung cấp dịch vụ: thời điểm hoàn thành dịch vụ; nếu thu tiền trước thì xem hướng dẫn riêng về lập hóa đơn khi thu tiền.
• Xây dựng, lắp đặt: theo từng lần nghiệm thu, bàn giao khối lượng.

Lập chậm so với thời điểm quy định có thể bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, dù thuế vẫn được kê khai đủ. Vì vậy, đừng đợi cuối tháng mới “xuất hết một lượt”.

5. Thanh toán không dùng tiền mặt và khấu trừ GTGT

Theo Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15 (hiệu lực 1/7/2025), hóa đơn mua hàng từ 5 triệu đồng trở lên thường phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được khấu trừ thuế đầu vào. Tờ 8,2 triệu thanh toán tiền mặt của anh chủ xưởng in chính là ví dụ điển hình: 8,2 triệu chưa gồm thuế GTGT 8%, tức 656.000đ thuế mà công ty không được khấu trừ, và nhiều khả năng chi phí đó cũng bị loại khi tính thuế TNDN.

Mức giảm thuế GTGT từ 10% xuống 8% hiện áp dụng đến hết 31/12/2026 cho nhóm hàng hóa, dịch vụ được liệt kê (theo Nghị quyết 204/2025/QH15 và Nghị định 174/2025/NĐ-CP). Nếu bạn viết hóa đơn cho nhóm không được giảm mà vẫn ghi 8%, hóa đơn sẽ sai thuế suất.

6. Thông tin người mua và dữ liệu đầu vào

Trước khi nhận hóa đơn đầu vào, kế toán nên kiểm tra nhanh bốn thứ: mã số thuế và tên đơn vị có khớp không, hóa đơn đã có trên cổng tra cứu chưa, ngày lập có hợp lý không, và nội dung hàng hóa có khớp hợp đồng không. Bạn có thể dùng công cụ tra cứu mã số thuế để xác nhận tình trạng hoạt động của người bán. Một nhà cung cấp “ngừng hoạt động” hoặc “không hoạt động tại địa chỉ” tại thời điểm lập hóa đơn là tín hiệu cảnh báo, cần giải trình kỹ trước khi đưa chi phí vào sổ.

7. Lưu trữ và khi hóa đơn có vấn đề

Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ ở dạng điện tử đúng quy định trong thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán. Hãy sao lưu định kỳ cả file XML gốc, không chỉ bản thể hiện PDF; khi cơ quan thuế đối chiếu, file XML mới là bản có giá trị. Còn nếu đã phát hành sai, đừng sửa tay và đừng xóa. Quy trình hủy, thay thế, điều chỉnh có hẳn một bài riêng: cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót.

Bảng kiểm nhanh cho kế toán

Nếu công ty bạn đang tự làm và thấy quá tải, dịch vụ kế toán trọn gói của chúng tôi có bước rà soát hóa đơn hằng tuần như một mục cố định. Và nếu bạn băn khoăn nên tự làm hay thuê ngoài, hãy thử công cụ so sánh kế toán thuê ngoài và tự làm.