Doanh nghiệp nhỏ thường gặp pháp luật ở hai thời điểm: khi mới thành lập và khi có chuyện. Cả hai đều có thể làm nhẹ đi nhiều nếu bạn chuẩn bị đúng từ đầu. Hướng dẫn này do luật sư LS. Trần Hữu Tình và luật sư LS. Lê Thanh Hà biên soạn, dựa trên Luật Doanh nghiệp 2020 và kinh nghiệm đồng hành cùng hơn 60 doanh nghiệp vừa và nhỏ tại TP.HCM. Mục tiêu là giúp chủ doanh nghiệp chọn loại hình đúng, thành lập đúng, ký hợp đồng chặt chẽ và tuân thủ đều đặn mà không tốn quá nhiều chi phí.
Chọn loại hình doanh nghiệp nào?
Luật Doanh nghiệp 2020 quy định năm loại hình chính. Sự khác biệt lớn nhất nằm ở trách nhiệm tài sản của chủ sở hữu và khả năng huy động vốn.
| Loại hình | Chủ sở hữu | Trách nhiệm | Phù hợp với |
|---|---|---|---|
| Doanh nghiệp tư nhân | 1 cá nhân | Vô hạn bằng toàn bộ tài sản | Kinh doanh nhỏ, không cần vốn ngoài |
| Công ty TNHH một thành viên | 1 tổ chức hoặc cá nhân | Hữu hạn trong phạm vi vốn điều lệ | Chủ doanh nghiệp muốn tách tài sản cá nhân |
| Công ty TNHH hai thành viên trở lên | 2 đến 50 thành viên | Hữu hạn trong phạm vi vốn góp | Nhóm bạn bè, người thân cùng kinh doanh |
| Công ty cổ phần | Từ 3 cổ đông, không hạn chế tối đa | Hữu hạn trong phạm vi cổ phần | Doanh nghiệp có kế hoạch huy động vốn, phát hành cổ phần |
| Công ty hợp danh | Ít nhất 2 thành viên hợp danh | Thành viên hợp danh chịu vô hạn | Nghề dịch vụ chuyên môn (luật, kế toán) |
Phần lớn khách hàng của chúng tôi chọn công ty TNHH vì cấu trúc đơn giản, dễ vận hành. Công ty cổ phần phù hợp khi bạn dự kiến có nhiều nhà đầu tư, chia cổ phần cho nhân sự chủ chốt hoặc huy động vốn qua nhiều vòng.
Thủ tục thành lập công ty: bảy bước
- Chuẩn bị thông tin: tên công ty (không trùng, không gây nhầm lẫn), ngành nghề, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật, địa chỉ trụ sở thực tế và danh sách thành viên hoặc cổ đông.
- Soạn hồ sơ: giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ, danh sách thành viên hoặc cổ đông, bản sao giấy tờ cá nhân, giấy ủy quyền nếu có.
- Nộp hồ sơ trực tuyến tại cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia với cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh. Doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong 03 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.
- Công bố nội dung đăng ký trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
- Mở tài khoản ngân hàng của công ty và thông báo số tài khoản.
- Đăng ký thuế, hóa đơn điện tử, chữ ký số, kê khai thuế môn bài (doanh nghiệp mới thành lập được miễn lệ phí môn bài năm đầu theo quy định).
- Góp vốn đủ trong 90 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận và thực hiện đăng ký tài sản góp vốn nếu cần.
Thành lập trọn gói qua luật sư thường mất 5 đến 7 ngày làm việc, phí từ 1,8 đến 3 triệu đồng chưa gồm lệ phí nhà nước. Hướng dẫn chi tiết hơn trong bài Thủ tục thành lập công ty TNHH một thành viên.
Hợp đồng thương mại: viết thế nào cho chặt?
Phần lớn tranh chấp thương mại bắt nguồn từ hợp đồng mơ hồ chứ không phải từ đối tác gian dối. Một hợp đồng cần làm rõ: ai làm gì, bao giờ, theo tiêu chuẩn nào, trả tiền ra sao, và điều gì xảy ra khi mỗi bên không làm đúng. Các điều khoản chúng tôi rà soát đầu tiên là:
- Phạm vi công việc, tiêu chí nghiệm thu và quy trình sửa lỗi.
- Giá, thuế, hóa đơn, thời hạn và điều kiện thanh toán, lãi chậm trả.
- Phạt vi phạm hợp đồng. Theo Luật Thương mại 2005, mức phạt tối đa là 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm; mức bồi thường thiệt hại phải chứng minh được.
- Bất khả kháng, tạm ngừng và chấm dứt hợp đồng.
- Bảo mật thông tin, quyền sở hữu trí tuệ đối với sản phẩm bàn giao (xem Thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA)).
- Luật áp dụng, tòa án hoặc trọng tài có thẩm quyền giải quyết tranh chấp.
Danh sách đầy đủ ở bài Hợp đồng kinh tế: 8 điều khoản cần rà soát. Khi kết thúc hợp đồng, hãy lập biên bản thanh lý để chốt công nợ và chấm dứt rõ ràng (Biên bản thanh lý hợp đồng).
Quản trị nội bộ: thỏa thuận cổ đông và quyền của thành viên
Doanh nghiệp có nhiều người cùng góp vốn rất dễ phát sinh mâu thuẫn khi kinh doanh bắt đầu có lãi hoặc gặp khó khăn. Điều lệ công ty chỉ nêu những nguyên tắc chung theo luật, trong khi thỏa thuận cổ đông hoặc thỏa thuận thành viên cho phép bạn ghi rõ các vấn đề quan trọng như sau:
- Cách ra quyết định các vấn đề lớn: vay vốn, bán tài sản, thay đổi ngành nghề.
- Quyền ưu tiên mua khi một thành viên chuyển nhượng phần vốn, quyền đi cùng (tag-along) và quyền kéo theo (drag-along).
- Cơ chế thoát vốn khi bất đồng: mua lại theo định giá độc lập.
- Nghĩa vụ không cạnh tranh và bảo mật của người sáng lập.
- Chia lợi nhuận, quyền và nghĩa vụ góp thêm vốn.
Một trong những vụ việc chúng tôi giải quyết là tranh chấp giữa hai nhóm thành viên công ty TNHH, kết thúc bằng thỏa thuận chuyển nhượng phần vốn theo định giá độc lập, xem tại vụ việc tiêu biểu.
Tuân thủ thường xuyên: những việc không nên bỏ sót
- Kế toán, thuế và hóa đơn điện tử: kê khai đúng kỳ, lưu chứng từ, tuân thủ quy định về hóa đơn.
- Lao động và bảo hiểm xã hội: hợp đồng lao động bằng văn bản, nội quy lao động, đóng bảo hiểm đầy đủ. Chi tiết ở hướng dẫn lao động.
- Đăng ký thay đổi: thay đổi địa chỉ, người đại diện, vốn, thành viên phải thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn luật định, thường 10 ngày kể từ ngày thay đổi.
- Dữ liệu cá nhân: thu thập và xử lý dữ liệu khách hàng, nhân viên cần có cơ sở pháp lý và biện pháp bảo vệ theo quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
- Sở hữu trí tuệ: đăng ký nhãn hiệu cho tên thương hiệu để tránh bị người khác đăng ký trước. Xem hướng dẫn sở hữu trí tuệ.
Mua bán doanh nghiệp, chuyển nhượng vốn góp
Khi mua phần vốn hoặc mua lại doanh nghiệp, bước thẩm định pháp lý (due diligence) giúp bạn biết mình đang mua gì: tình trạng thuế, hợp đồng lớn, tranh chấp, tài sản đảm bảo, quyền sở hữu trí tuệ, hợp đồng lao động. Hợp đồng chuyển nhượng cần xác định giá, lịch thanh toán, cam đoan và bảo đảm của bên bán, trách nhiệm đối với nghĩa vụ phát sinh trước ngày chuyển nhượng và điều kiện tiên quyết. Sau khi chuyển nhượng, đừng quên thông báo thay đổi thành viên hoặc cổ đông với cơ quan đăng ký kinh doanh.
Luật sư thường xuyên: có phù hợp với doanh nghiệp của bạn?
Gói luật sư thường xuyên của chúng tôi phù hợp với doanh nghiệp từ 5 đến 100 nhân sự, chưa đủ lớn để có phòng pháp chế riêng. Với mức từ 3 triệu đồng mỗi tháng, bạn có thể hỏi pháp lý qua Zalo trong giờ hành chính, được rà soát ba hợp đồng mỗi tháng, họp định kỳ hai tuần một lần và ưu tiên lịch khi có tranh chấp. Phần lớn doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều hơn khoản phí đã trả nhờ tránh được một hợp đồng bất lợi hoặc một lần phạt không đáng có. Xem chi tiết các gói trong bảng phí.
Bốn sai lầm hay gặp ở doanh nghiệp mới
- Dùng chung tài khoản cá nhân và công ty làm mờ ranh giới tài sản, mất lợi thế trách nhiệm hữu hạn khi có tranh chấp.
- Không có thỏa thuận bằng văn bản giữa những người sáng lập về tỷ lệ góp vốn, vai trò và cách thoát.
- Ký hợp đồng mẫu của đối tác mà không đọc điều khoản phạt, chấm dứt, bảo mật.
- Nhận nhân viên bằng lời hứa miệng không có hợp đồng lao động, dẫn tới tranh chấp lương và bảo hiểm.
Nếu bạn đang chuẩn bị thành lập doanh nghiệp hoặc muốn rà soát hợp đồng hiện có, hãy đặt lịch với luật sư LS. Trần Hữu Tình để được tư vấn, hoặc xem thêm dịch vụ dân sự khi cần giải quyết tranh chấp với đối tác.
