Câu hỏi thường gặp về chuyển đổi số

USB token là thiết bị vật lý cắm vào máy tính, phù hợp khi ký tại văn phòng và kê khai thuế. Chữ ký số từ xa (remote signing) lưu khóa trên máy chủ của nhà cung cấp, ký bằng điện thoại, phù hợp khi lãnh đạo hay đi công tác. Nhiều doanh nghiệp dùng cả hai.

Kê khai thuế điện tử, nộp bảo hiểm xã hội, đăng ký hóa đơn điện tử và ký hóa đơn, ký hợp đồng điện tử, ký hồ sơ hải quan, đấu thầu qua mạng và các văn bản nội bộ.

Bạn gia hạn trước khi hết hạn để không gián đoạn kê khai và xuất hóa đơn. NEXUS nhắc qua SMS và Zalo trước 60, 30 và 7 ngày. Khi gia hạn, bạn chỉ cần xác nhận thông tin, không phải làm lại hồ sơ từ đầu.

Chữ ký số gắn với tên doanh nghiệp và người đại diện, nên khi đổi người đại diện bạn cần thay đổi thông tin chứng thư số. Chúng tôi hỗ trợ làm hồ sơ thay đổi và thông báo lại cho cơ quan thuế.

Báo ngay để chúng tôi tạm dừng chứng thư số, tránh bị lạm dụng. Sau đó cấp lại token và chứng thư mới; gói 2 năm và 3 năm được miễn phí đổi token một lần.

Hóa đơn có mã của cơ quan thuế được cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua. Hóa đơn không có mã do doanh nghiệp tự lập và gửi dữ liệu cho cơ quan thuế sau. Phần lớn SME và hộ kinh doanh dùng loại có mã vì đơn giản, ít rủi ro sai sót.

Cần chữ ký số còn hiệu lực, tài khoản cổng thuế điện tử của doanh nghiệp, thông tin người đại diện và đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. NEXUS làm hộ toàn bộ bước khai báo và nộp.

Có. Chúng tôi cung cấp API và tích hợp sẵn với phần mềm kế toán và bán hàng phổ biến; hóa đơn sau khi phát hành tự đẩy vào sổ sách, không phải nhập lại.

Theo quy định hiện hành, hóa đơn, chứng từ kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm tùy loại chứng từ. Hệ thống của NEXUS lưu điện tử và cho phép truy xuất bất kỳ lúc nào trong thời hạn đó.

Có. Chúng tôi nhập dữ liệu Excel hiện tại vào hệ thống, giữ nguyên các cột quen thuộc và chạy song song một kỳ lương trước khi chuyển hẳn.

Có. Bộ luật Lao động cho phép giao kết hợp đồng lao động bằng phương tiện điện tử và có giá trị như bản giấy, khi có chữ ký số hoặc chữ ký điện tử đáp ứng điều kiện theo luật.

Có. Hệ thống tính các khoản trích theo lương, giảm trừ gia cảnh và thuế thu nhập cá nhân theo cấu hình của doanh nghiệp, xuất bảng lương và phiếu lương cho từng người.

Phần mềm chỉ làm nhanh những gì bạn đã định nghĩa. Nếu quy trình duyệt hồ sơ đang rối, số hóa sẽ làm sự rối loạn nhanh hơn. Một buổi workshop vẽ lại luồng việc thường cắt 20–30% bước thừa trước khi mua bất cứ công cụ nào.

Workshop 1 ngày cho doanh nghiệp dưới 30 người; dự án 4 tuần cho doanh nghiệp 30–150 người gồm khảo sát, thiết kế, thử nghiệm và đào tạo.

Chữ ký số được cấp trong 24 giờ sau khi hồ sơ hợp lệ. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế thường được phản hồi trong 1 ngày làm việc; tổng thời gian từ lúc ký hợp đồng đến lúc xuất hóa đơn đầu tiên là 3–5 ngày làm việc.

Doanh nghiệp càng nhỏ càng nên số hóa sớm vì mỗi người đang gánh nhiều việc. Hai việc bắt buộc theo luật là hóa đơn điện tử và kê khai thuế điện tử, đều cần chữ ký số. Phần còn lại, bạn chọn theo máy tính ROI để chỉ trả tiền cho thứ thật sự tiết kiệm.

Gói khởi đầu thường từ 4–6 triệu đồng cho chữ ký số và hóa đơn điện tử. Nếu thêm phần mềm quản lý nhân sự – kế toán và tư vấn quy trình, khoản đầu tư năm đầu của doanh nghiệp 20 người thường 25–40 triệu đồng. Hãy dùng máy tính ROI để xem thời gian hoàn vốn cho trường hợp của bạn.

Dữ liệu được mã hóa khi truyền và khi lưu, sao lưu 3 bản ở 2 vị trí, phân quyền theo vai trò và có nhật ký truy cập. Doanh nghiệp luôn là chủ sở hữu dữ liệu và có thể xuất toàn bộ bất kỳ lúc nào.