Chi phí chữ ký số bao nhiêu? Nên chọn gói 1, 2 hay 3 năm
Giá chữ ký số không chỉ là tiền token. Bài viết tách từng khoản chi, so sánh giá mỗi năm theo gói 1, 2, 3 năm và hướng dẫn chọn gói hợp lý.
Tóm tắt: với doanh nghiệp nhỏ, chi phí chữ ký số thường dao động từ 1,2 đến 1,7 triệu đồng mỗi năm, tùy thời hạn chứng thư số. Mua gói càng dài, giá mỗi năm càng thấp; gói 3 năm thường rẻ hơn mua lẻ 3 lần khoảng một phần ba. Mức giá trong bài là minh họa theo bảng giá demo của NEXUS.
“Chữ ký số bao nhiêu tiền?” là câu hỏi đầu tiên của hầu hết chủ doanh nghiệp, và cũng là câu hỏi khó trả lời nhất bằng một con số. Báo giá giữa các nhà cung cấp chênh nhau vì mỗi nơi gộp những khoản khác nhau: có nơi tính riêng token, có nơi tính riêng phí cài đặt, có nơi báo giá chưa gồm VAT. Bài viết này tách từng khoản để bạn so sánh đúng, rồi đưa ra cách chọn thời hạn hợp lý.
Chi phí chữ ký số gồm những khoản nào?
- Chứng thư số: phần chính, tính theo thời hạn hiệu lực 1, 2 hoặc 3 năm.
- Thiết bị lưu khóa: USB token chuẩn bảo mật. Một số nơi tặng kèm, số khác tính riêng.
- Phí cài đặt, hướng dẫn: nhiều nhà cung cấp làm miễn phí, nhưng cần ghi rõ trong báo giá.
- VAT: báo giá có thể chưa gồm thuế giá trị gia tăng.
- Phí gia hạn và thay đổi thông tin: khi đổi tên, địa chỉ hoặc người đại diện, bạn thường phải điều chỉnh chứng thư số.
- Phí đổi token: khi mất hoặc hỏng thiết bị.
Giá theo gói 1, 2, 3 năm (bảng giá minh họa)
| Gói | Giá trọn gói | Giá mỗi năm | Tiết kiệm so với mua lẻ |
|---|---|---|---|
| 1 năm | 1.690.000 ₫ | 1.690.000 ₫ | — |
| 2 năm | 2.790.000 ₫ | 1.395.000 ₫ | 590.000 ₫ |
| 3 năm | 3.690.000 ₫ | 1.230.000 ₫ | 1.380.000 ₫ |
Bảng trên đã gồm VAT, token và cài đặt. Xem bảng đầy đủ và quyền lợi từng gói tại trang bảng giá.
Nên chọn gói 1, 2 hay 3 năm?
Chọn 1 năm khi
Doanh nghiệp mới thành lập, chưa chắc về mô hình hoạt động, hoặc sắp đổi người đại diện pháp luật trong thời gian ngắn. Mua lẻ từng năm giúp bạn linh hoạt khi thông tin doanh nghiệp thay đổi.
Chọn 2 năm khi
Doanh nghiệp đã hoạt động ổn định và muốn giảm chi phí mà không khóa quá lâu. Đây là gói được nhiều khách hàng chọn vì cân bằng giữa giá và rủi ro thay đổi thông tin.
Chọn 3 năm khi
Thông tin đăng ký ổn định, người đại diện không đổi và bạn muốn giá thấp nhất mỗi năm. Gói này còn tránh được tình huống quên gia hạn vào kỳ kê khai thuế.
Ví dụ tính toán cho hai quy mô
Doanh nghiệp 10 người: cần một chứng thư số cho người đại diện, dùng cho thuế, hóa đơn và hợp đồng. Chọn gói 2 năm: 2.790.000 ₫, tương đương khoảng 116.000 ₫ mỗi tháng, thấp hơn nhiều so với chi phí một chuyến chuyển phát hợp đồng.
Doanh nghiệp 50 người: thường cần hai đến ba chứng thư: người đại diện, kế toán trưởng và quản lý bán hàng ký hợp đồng. Nên chọn gói 3 năm cho người đại diện và gói 1 hoặc 2 năm cho nhân sự dễ thay đổi, kết hợp chữ ký số từ xa cho lãnh đạo hay đi công tác.
Những khoản phát sinh dễ bị bỏ sót
Giá mua lần đầu chỉ là một nửa câu chuyện. Hãy hỏi trước về ba tình huống sẽ xảy ra trong vòng vài năm tới. Đổi người đại diện pháp luật: chứng thư số gắn với tên người đại diện, nên bạn có thể phải điều chỉnh hoặc cấp mới. Đổi địa chỉ hay tên doanh nghiệp: tương tự, thông tin trên chứng thư phải khớp giấy phép kinh doanh. Mất hoặc hỏng token: nếu không có chính sách đổi miễn phí, bạn phải trả phí cấp lại và chờ thêm thời gian.
Một chủ cửa hàng mà chúng tôi hỗ trợ từng mua chữ ký số giá thấp nhất thị trường, rồi trả thêm gần bằng giá gốc cho lần đổi người đại diện và một lần mất token trong vòng 18 tháng. Tính cả vòng đời, gói rẻ nhất không phải lúc nào cũng rẻ nhất. Vì vậy chúng tôi niêm yết gói 2 năm và 3 năm kèm quyền đổi token, để doanh nghiệp biết trước tổng chi phí thay vì bất ngờ về sau.
Năm câu hỏi để không trả tiền oan
- Nhà cung cấp là tổ chức chứng thực chữ ký số công cộng hay đại lý ủy quyền? Có giấy tờ chứng minh không?
- Báo giá đã gồm VAT, token, cài đặt chưa?
- Phí gia hạn năm sau là bao nhiêu, có khóa giá không?
- Mất token hoặc quên mã PIN thì xử lý trong bao lâu, tốn bao nhiêu?
- Có hỗ trợ khi đến kỳ kê khai thuế, tức lúc cần gấp nhất, không?
Chữ ký số chỉ là một phần của chi phí số hóa
Chữ ký số là điều kiện để dùng hóa đơn điện tử và kê khai thuế, nhưng lợi ích lớn hơn đến từ việc dùng nó để bỏ giấy khỏi quy trình ký duyệt. Nếu muốn biết khoản đầu tư thật sự cho cả chương trình số hóa và khi nào hoàn vốn, hãy thử máy tính ROI bằng số nhân sự và số hồ sơ của bạn. Mới bắt đầu tìm hiểu khái niệm? Đọc chữ ký số là gì trước khi chọn gói.
