Chữ ký số là gì? Cách hoạt động, giá trị pháp lý và khi nào doanh nghiệp cần

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ lần đầu nghe đến chữ ký số khi kế toán nhắc phải mua “token” để nộp thuế hoặc phát hành hóa đơn. Từ đó, chữ ký số bị hiểu thành một thiết bị USB bắt buộc phải có. Thực tế, đó chỉ là phần nhìn thấy được của một công nghệ rộng hơn nhiều: cách để một văn bản điện tử có giá trị pháp lý mà không cần in ra, ký tay rồi chuyển phát. Bài viết này giải thích chữ ký số là gì, hoạt động ra sao, khác gì chữ ký tay, khi nào doanh nghiệp cần và cần lưu ý gì để dùng đúng, dùng an toàn.

Chữ ký số là gì?

Theo cách hiểu thông thường, chữ ký số là một đoạn dữ liệu đính kèm văn bản điện tử, được tạo ra bằng khóa bí mật của người ký. Bất kỳ ai nhận văn bản đều có thể dùng khóa công khai tương ứng để kiểm tra hai điều: văn bản này thật sự do người đó ký, và nội dung từ lúc ký đến lúc nhận không bị thay đổi dù chỉ một ký tự.

Hai chữ “số” ở đây không nói về hình ảnh chữ ký tay được quét lại. Một ảnh chữ ký dán vào file PDF chỉ là hình, ai cũng sao chép được. Chữ ký số là kết quả của phép toán mật mã, mỗi văn bản ký ra một chữ ký khác nhau, nên không thể “cắt dán” sang văn bản khác.

Chữ ký số hoạt động như thế nào?

Cơ chế có thể hình dung qua bốn bước, không cần nhớ thuật ngữ:

1. Tạo cặp khóa. Khi đăng ký, hệ thống tạo cho bạn một cặp khóa: khóa bí mật chỉ bạn giữ (thường nằm trong USB token hoặc máy chủ an toàn) và khóa công khai được gửi kèm trong chứng thư số.
2. Băm văn bản. Phần mềm rút gọn toàn bộ văn bản thành một chuỗi ký tự ngắn gọi là “giá trị băm”. Chỉ cần sửa một dấu phẩy, giá trị băm đổi hoàn toàn.
3. Ký. Giá trị băm được mã hóa bằng khóa bí mật của bạn, thao tác này yêu cầu nhập mã PIN. Kết quả chính là chữ ký số, đính kèm vào văn bản cùng chứng thư số.
4. Kiểm tra. Người nhận dùng khóa công khai trong chứng thư số để giải mã chữ ký, rồi tự băm lại văn bản. Hai giá trị khớp nhau nghĩa là văn bản nguyên vẹn và đúng người ký.

Phần “đúng người ký” dựa vào chứng thư số. Đó là một “chứng minh thư điện tử” do tổ chức chứng thực chữ ký số công cộng cấp, xác nhận khóa công khai thuộc về doanh nghiệp hoặc cá nhân có tên trong đó, kèm thời hạn hiệu lực.

Giá trị pháp lý của chữ ký số

Luật Giao dịch điện tử năm 2023 (có hiệu lực từ ngày 01/7/2024) và Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn về chữ ký số công nhận giá trị pháp lý của chữ ký điện tử, trong đó chữ ký số có chứng thư số do tổ chức chứng thực công cộng cấp được xem là loại có độ tin cậy cao nhất. Khi đáp ứng điều kiện, chữ ký số của người đại diện có giá trị tương đương chữ ký tay và con dấu trong các giao dịch điện tử. Các quy định này thường xuyên được sửa đổi, bổ sung, vì vậy hãy xác nhận văn bản hiện hành với nhà cung cấp hoặc luật sư của bạn trước khi áp dụng cho một trường hợp cụ thể.

Doanh nghiệp nhỏ dùng chữ ký số vào việc gì?

Với SME, chữ ký số thường xuất hiện ở năm nơi, theo thứ tự bạn sẽ gặp:

• Kê khai thuế điện tử: nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập, báo cáo tài chính qua cổng của cơ quan thuế đều cần chữ ký số của doanh nghiệp.
• Hóa đơn điện tử: đăng ký sử dụng và ký hóa đơn khi phát hành. Xem thêm hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử từng bước.
• Bảo hiểm xã hội điện tử: kê khai tăng giảm lao động, nộp hồ sơ hưởng chế độ.
• Hợp đồng và văn bản nội bộ: hợp đồng bán hàng, hợp đồng lao động, biên bản, quyết định có thể ký từ xa trong vài phút thay vì chờ chuyển phát vài ngày.
• Hải quan, đấu thầu qua mạng: doanh nghiệp xuất nhập khẩu và tham gia đấu thầu cần chữ ký số để nộp hồ sơ.

USB token hay chữ ký số từ xa?

Hiện có hai hình thức phổ biến. USB token là thiết bị vật lý chứa khóa bí mật, cắm vào máy tính khi ký. Ưu điểm là quen thuộc, hoạt động tốt với kê khai thuế; nhược điểm là mất token, quên mã PIN hoặc ký khi đi công tác. Chữ ký số từ xa (remote signing) giữ khóa tại máy chủ an toàn của nhà cung cấp, bạn ký bằng điện thoại sau khi xác thực. Hình thức này hợp với lãnh đạo thường xuyên di chuyển. Nhiều doanh nghiệp dùng token cho kế toán và chữ ký từ xa cho người đại diện pháp luật.

Sai lầm thường gặp khi dùng chữ ký số

1. Để kế toán giữ token và mã PIN duy nhất. Khi nhân sự nghỉ việc, doanh nghiệp mất quyền kiểm soát. Hãy lập quy chế: ai được ký, ký loại văn bản nào, lưu token ở đâu.
2. Quên gia hạn. Hết hạn đúng kỳ kê khai thuế là tình huống gây áp lực nhất. Chọn gói nhiều năm và bật nhắc gia hạn.
3. Nhầm chữ ký số với hình ảnh chữ ký. Dán ảnh chữ ký vào PDF không tạo ra giá trị pháp lý như chữ ký số.
4. Cho mượn token. Người ký chịu trách nhiệm cho mọi văn bản ký bằng khóa của mình, kể cả khi người khác thao tác.
5. Mua ở nơi không rõ nguồn gốc. Chỉ dùng chứng thư số từ tổ chức chứng thực chữ ký số công cộng được cấp phép, hoặc đại lý ủy quyền chính thức.

Bắt đầu từ đâu?

Nếu doanh nghiệp bạn chưa có chữ ký số, hãy bắt đầu từ việc đang bắt buộc: kê khai thuế và hóa đơn điện tử. Chuẩn bị giấy phép kinh doanh, giấy tờ của người đại diện pháp luật, chọn thời hạn phù hợp rồi làm quy chế sử dụng. Bạn có thể so sánh các gói 1, 2, 3 năm ở bảng giá chữ ký số, hoặc xem chi tiết quyền lợi ở trang dịch vụ chữ ký số. Muốn biết chữ ký số khác gì chữ ký điện tử thông thường, đọc tiếp bài chữ ký số và chữ ký điện tử khác nhau thế nào; còn nếu đang cân nhắc ngân sách, bài chi phí chữ ký số bao nhiêu và nên chọn gói mấy năm sẽ giúp bạn quyết định.

Và nếu chưa chắc doanh nghiệp mình đang ở mức số hóa nào, hãy làm bài test 3 phút để biết nên số hóa việc gì trước.