Thành lập công ty TNHH: các bước và chi phí

Một câu chuyện quen thuộc: hai người bạn cùng làm thiết kế quyết định mở công ty, vui vẻ tìm hiểu trên mạng, rồi nộp hồ sơ và bị trả về vì ngành nghề ghi chưa khớp mã. Không phải thủ tục quá khó, mà là những chi tiết nhỏ bị bỏ sót ở các bước đầu. Bài này đi qua toàn bộ hành trình thành lập công ty TNHH theo thứ tự thực tế, từ ý tưởng đến ngày xuất hóa đơn đầu tiên, kèm bảng chi phí minh hoạ để bạn tính ngân sách.

Bước 1: Chọn loại hình và cơ cấu thành viên

Theo Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14, công ty TNHH có hai dạng: một thành viên (chủ sở hữu là cá nhân hoặc tổ chức) và hai thành viên trở lên (tối đa 50 thành viên). Người sáng lập một mình thường chọn TNHH một thành viên vì cơ cấu quản trị gọn. Nhiều người cùng góp vốn thì chọn TNHH hai thành viên trở lên, và nên có thỏa thuận nội bộ về quyền biểu quyết, chia lợi nhuận, rút vốn. Trách nhiệm đều hữu hạn trong phạm vi vốn góp. Nếu bạn đang phân vân giữa mô hình này và hộ kinh doanh, xem bài hộ kinh doanh hay lập công ty.

Bước 2: Đặt tên, chọn địa chỉ, xác định ngành nghề

• Tên công ty gồm loại hình và tên riêng, không trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên đã đăng ký. Kiểm tra trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp trước khi in danh thiếp.
• Địa chỉ trụ sở phải là địa chỉ có thật, không phải căn hộ chung cư dùng để ở nếu tòa nhà không cho phép làm văn phòng. Kiểm tra giấy tờ chứng minh quyền sử dụng.
• Ngành nghề ghi theo mã ngành cấp 4 của hệ thống ngành kinh tế. Nhiều ngành có điều kiện (thực phẩm, giáo dục, y tế, vận tải) cần giấy phép riêng. Dùng công cụ tra cứu mã ngành nghề để chọn mã đúng và xem cảnh báo điều kiện.

Bước 3: Quyết định vốn điều lệ

Vốn điều lệ không phải là con số càng lớn càng tốt. Nó ảnh hưởng đến lệ phí môn bài: doanh nghiệp có vốn điều lệ trên 10 tỷ đồng nộp 3.000.000đ/năm, vốn từ 10 tỷ trở xuống nộp 2.000.000đ/năm (Nghị định 139/2016/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 22/2020/NĐ-CP), và được miễn trong năm đầu. Vốn quá cao so với thực lực làm tăng áp lực khi thành viên phải góp đủ trong 90 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận. Vốn quá thấp có thể làm đối tác e ngại. Với ngành có vốn pháp định, bạn bắt buộc tuân theo mức tối thiểu.

Bước 4: Chuẩn bị hồ sơ và nộp

Hồ sơ đăng ký công ty TNHH theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP thường gồm giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty, danh sách thành viên (nếu từ hai thành viên), bản sao giấy tờ pháp lý của thành viên và người đại diện theo pháp luật. Hồ sơ nộp qua cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia. Thời hạn xử lý hồ sơ hợp lệ khoảng 3 ngày làm việc. Lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo Thông tư 47/2019/TT-BTC; hãy đối chiếu mức hiện hành tại thời điểm nộp.

Các lỗi khiến hồ sơ bị trả: họ tên viết hoa không khớp giấy tờ, địa chỉ thiếu phường xã, ngành nghề ghi sai mã, người ký không đúng thẩm quyền. Đây là phần mà dịch vụ thành lập doanh nghiệp giúp rút ngắn nhiều vòng sửa.

Bước 5: Sau khi có giấy chứng nhận

Nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới chỉ là một nửa chặng đường. Danh sách việc cần làm trong tháng đầu:

1. Mở tài khoản ngân hàng công ty và thông báo số tài khoản theo quy định.
2. Góp vốn đúng hạn, lưu chứng từ chuyển khoản.
3. Đăng ký chữ ký số để kê khai thuế, ký giao dịch điện tử.
4. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và thông báo phương thức kê khai thuế.
5. Mua hoặc thuê phần mềm kế toán, xây dựng quy trình chứng từ ngay từ ngày đầu.
6. Kê khai thuế ban đầu và theo dõi các hạn trong lịch nộp thuế hằng tháng.

Trước đây, công ty phải đăng ký mẫu dấu với cơ quan công an; theo luật hiện hành, doanh nghiệp tự quyết định hình thức và số lượng con dấu. Nhưng con dấu vẫn hữu ích trong giao dịch thực tế nên nhiều công ty vẫn khắc.

Bảng chi phí minh hoạ (DEMO)

Các con số dưới đây chỉ để bạn hình dung ngân sách tối thiểu, chưa gồm phí dịch vụ trọn gói của đơn vị tư vấn. Chi phí thực tế khác nhau theo thời điểm và nhà cung cấp.

Sau đó, mỗi năm có chi phí duy trì: lệ phí môn bài từ năm thứ hai, phí gia hạn chữ ký số, phí hóa đơn, kế toán. Ví dụ công ty thành lập tháng 3/2027 với vốn điều lệ 2 tỷ đồng được miễn môn bài năm 2027, rồi nộp 2.000.000đ vào hạn 30/1/2028. Muốn ước tính tổng hợp, dùng công cụ tính phí thành lập công ty, hoặc xem bảng giá dịch vụ.

Ba sai lầm nên tránh

• Chọn ngành nghề quá rộng “cho chắc” rồi dính nhiều điều kiện kinh doanh không cần thiết.
• Không phân biệt tài khoản công ty và tài khoản cá nhân, gây khó giải trình chi phí.
• Bỏ qua kế toán trong 3 tháng đầu vì “chưa có doanh thu”. Doanh nghiệp vẫn phải nộp tờ khai dù chưa phát sinh giao dịch.

Muốn lên kế hoạch kế toán từ ngày đầu, tìm hiểu gói kế toán trọn gói.