Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp: 6 bước từ A đến Z
Sáu bước đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp: từ chuẩn bị chữ ký số đến hóa đơn đầu tiên, kèm danh sách giấy tờ và lỗi hay gặp.
Tóm tắt: để dùng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chữ ký số, tài khoản cổng thuế điện tử và một nhà cung cấp giải pháp. Quy trình gồm 6 bước: chuẩn bị, chọn nhà cung cấp, đăng ký trên cổng thuế, nhận chấp nhận, cấu hình và phát hành hóa đơn đầu tiên. Nếu hồ sơ đầy đủ, tổng thời gian khoảng 3 ngày làm việc.
Với doanh nghiệp mới, thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử thường là nỗi lo lớn nhất của kế toán đầu tiên. Thực ra quy trình không khó, nhưng có nhiều bước nhỏ nếu làm sai thứ tự sẽ phải làm lại: ký số trước khi có tài khoản, khai sai thông tin, hoặc chọn loại hóa đơn không đúng nhu cầu. Bài hướng dẫn này đi theo trình tự thực tế, kèm giấy tờ cần chuẩn bị và những lỗi hay gặp. Nội dung dựa trên khung quy định về hóa đơn, chứng từ (Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, bổ sung); thủ tục có thể thay đổi nên hãy đối chiếu với thông báo mới nhất của cơ quan thuế.
Trước khi bắt đầu: chuẩn bị giấy tờ
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (hoặc đăng ký kinh doanh đối với hộ, cá nhân kinh doanh).
- Giấy tờ tùy thân của người đại diện pháp luật.
- Chữ ký số còn hiệu lực. Nếu chưa có, xem chữ ký số là gì và dịch vụ chữ ký số, thường cấp trong 24 giờ.
- Tài khoản đăng nhập cổng thuế điện tử của doanh nghiệp, kèm email và số điện thoại nhận thông báo.
- Danh sách hàng hóa, dịch vụ, thuế suất thường dùng để khai báo vào phần mềm sau này.
Bước 1: Chuẩn bị chữ ký số và tài khoản cổng thuế
Đăng nhập cổng thuế điện tử bằng tài khoản của doanh nghiệp và kiểm tra thông tin: tên, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện phải khớp giấy phép kinh doanh. Cắm token vào máy tính, cài trình điều khiển và thử ký một văn bản bất kỳ để chắc rằng chữ ký số hoạt động. Hai lỗi thường gặp ở bước này là trình duyệt không nhận token và chứng thư số đã hết hạn.
Bước 2: Chọn nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử
Bạn có thể tự xây hệ thống, nhưng gần như mọi doanh nghiệp nhỏ đều thuê nhà cung cấp. Khi so sánh, đừng chỉ nhìn giá mỗi hóa đơn mà hỏi thêm:
- Có kết nối được với phần mềm kế toán và bán hàng bạn đang dùng không?
- Hóa đơn phát hành xong có tự gửi email, Zalo cho khách không?
- Dữ liệu lưu bao lâu, có xuất ra khi đổi nhà cung cấp được không?
- Hỗ trợ lúc nào, có hỗ trợ lập tờ khai đăng ký không?
Bảng giá tham khảo theo số lượng hóa đơn nằm ở trang dịch vụ hóa đơn điện tử.
Bước 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trên cổng thuế
Trong tài khoản cổng thuế, chọn chức năng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, điền tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin (Mẫu số 01ĐKTĐ/HĐĐT). Những mục quan trọng gồm: hình thức hóa đơn (có mã hay không có mã, xem hóa đơn điện tử có mã và không có mã), phương thức chuyển dữ liệu, tên và thông tin nhà cung cấp, danh sách loại hóa đơn. Kiểm tra lại từng ô rồi ký số và nộp.
Bước 4: Chờ cơ quan thuế chấp nhận
Sau khi nộp, cơ quan thuế gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận qua cổng thuế và email, thường trong 1 ngày làm việc. Nếu không chấp nhận, thông báo ghi lý do, ví dụ sai mã số thuế hay thiếu thông tin nhà cung cấp. Bạn sửa đúng theo lý do rồi nộp lại, tránh nộp liên tục nhiều tờ khai khi chưa hiểu lỗi.
Bước 5: Cấu hình mẫu hóa đơn và chạy thử
Khi đã được chấp nhận, đăng nhập hệ thống của nhà cung cấp để khai báo ký hiệu hóa đơn, mẫu hiển thị có logo, danh mục khách hàng, hàng hóa và thuế suất. Phát hành vài hóa đơn thử để kiểm tra bố cục, thông tin người bán, người mua, cách làm tròn và định dạng ngày tháng. Hóa đơn thử cần được xử lý đúng quy định, hỏi nhà cung cấp cách tạo hóa đơn thử trước khi làm.
Bước 6: Phát hành hóa đơn đầu tiên và thiết lập quy trình
Lập hóa đơn thật, ký số và gửi cho khách. Đây cũng là lúc quyết định quy trình nội bộ: ai lập, ai duyệt, ai được điều chỉnh hay hủy hóa đơn, lưu trữ ở đâu. Một quy trình ngắn gọn thường gồm: bán hàng tạo đơn, kế toán kiểm tra, hệ thống phát hành tự động rồi gửi khách và ghi nhận công nợ. Nếu muốn dựng quy trình như vậy, xem cách số hóa quy trình phê duyệt hồ sơ.
Những lỗi thường gặp
- Thông tin doanh nghiệp không khớp. Tên viết hoa/thường, địa chỉ cũ so với giấy phép hiện hành.
- Chứng thư số hết hạn hoặc chưa đăng ký với cơ quan thuế.
- Chọn sai loại hóa đơn. Chọn loại không phù hợp mô hình bán hàng dẫn đến phải đăng ký lại.
- Không kết nối với kế toán. Kế toán phải nhập lại từng hóa đơn, mất công và dễ lệch số liệu.
- Không có người phụ trách. Khi nhân sự nghỉ việc, không ai biết mật khẩu và quy trình.
Nếu bạn không muốn tự làm
NEXUS làm trọn gói: cấp chữ ký số, khai báo và nộp tờ khai đăng ký, cấu hình mẫu, kết nối kế toán và đào tạo kế toán trong 3 đến 5 ngày làm việc. Xem quy trình triển khai 5 bước và bảng giá để biết chi phí, hoặc gửi yêu cầu ở trang liên hệ.
