Bếp Nhà Sen số hóa hóa đơn và chấm công cho 5 cửa hàng

Bối cảnh

Bếp Nhà Sen có năm cửa hàng tại Hà Nội, 120 nhân sự làm theo ca, nhiều bạn bán thời gian. Mỗi cửa hàng từng dùng một cách chấm công riêng: sổ tay, bảng Excel, nhóm Zalo. Hóa đơn được xuất bằng ba phần mềm khác nhau do mỗi cửa hàng tự chọn.

Vấn đề

• Kế toán trung tâm phải nhập lại bảng công của năm cửa hàng, thường lệch giờ làm thêm và gây tranh cãi lương.
• Ba hệ thống hóa đơn nghĩa là ba cách ghi thông tin khách hàng doanh nghiệp, hóa đơn sai thông tin phải điều chỉnh mỗi tháng.
• Hợp đồng lao động ngắn hạn của nhân viên bán thời gian thường ký muộn hoặc thất lạc.

Giải pháp

Dự án 19 ngày làm việc chia ba đợt: đợt đầu hợp nhất hóa đơn điện tử cho cả chuỗi với danh mục khách hàng dùng chung; đợt hai đưa chấm công và ca làm lên ứng dụng điện thoại với định vị tại cửa hàng; đợt ba chuyển bảng lương, phiếu lương và hợp đồng lao động điện tử sang hệ thống chung. Người đại diện pháp luật ký hợp đồng bằng chữ ký số từ xa ngay trong ngày tuyển dụng.

Kết quả sau 3 tháng

Bảng lương chốt trong một buổi thay vì ba ngày. Không còn hóa đơn sai thông tin khách hàng nhờ danh mục chung và bước kiểm tra tự động mã số thuế. Hợp đồng ký đủ 100% nhân viên mới trong ngày đầu đi làm. Quản lý cửa hàng dành thêm khoảng sáu giờ mỗi tuần cho vận hành thay vì giấy tờ. Chủ chuỗi theo dõi doanh thu, giờ công từng cửa hàng trên một bảng điều khiển.

“Mỗi cuối tháng tôi từng phải ngồi với năm quản lý cửa hàng để gom bảng công. Bây giờ bảng lương chốt trong một buổi chiều, nhân viên xem phiếu lương trên điện thoại.”

Anh Đỗ Minh Hiếu, Chủ chuỗi (minh họa)