Mây Atelier: kế toán gọn hơn nhờ hóa đơn điện tử tự động từ sàn

Bối cảnh

Mây Atelier là thương hiệu thời trang thiết kế bán qua các sàn thương mại điện tử và cửa hàng riêng tại Đà Nẵng. Vào các đợt khuyến mãi, một ngày có thể phát sinh vài trăm đơn. Đội kế toán chỉ có hai người.

Vấn đề

• Kế toán tải đơn hàng từ từng sàn, nhập tay vào hóa đơn rồi phát hành. Mỗi quý khoảng 4.800 hóa đơn.
• Sai sót lặp lại: nhầm thuế suất, nhập sai mã số thuế khách doanh nghiệp, hóa đơn đến chậm.
• Cuối quý, doanh thu ghi nhận trên sàn và trên sổ sách luôn lệch nhau vài chục đơn.

Giải pháp

Dự án 12 ngày làm việc gồm ba phần. Thứ nhất, chuẩn hóa danh mục hàng hóa và thuế suất để mỗi sản phẩm chỉ một cách ghi. Thứ hai, kết nối đơn hàng từ sàn sang hệ thống hóa đơn điện tử: khi đơn chuyển trạng thái hoàn tất, hệ thống tự lập, ký số và gửi hóa đơn cho khách yêu cầu. Thứ ba, đồng bộ hóa đơn vào sổ sách và đối chiếu doanh thu với báo cáo của sàn mỗi ngày, cảnh báo đơn lệch để kế toán xử lý.

Kết quả sau một quý

Thời gian nhập hóa đơn thủ công giảm 82%, sai sót thuế suất về gần bằng không. Kế toán chốt sổ quý nhanh hơn ba ngày, đội không phải tăng ca trong đợt khuyến mãi lớn. Doanh nghiệp ước tính tiết kiệm khoảng 94 triệu đồng mỗi năm và dùng thời gian rảnh ra để phân tích biên lợi nhuận theo sản phẩm.

“Đơn hàng từ sàn về nhiều nhất vào đợt sale, trước đây kế toán nhập tay đến nửa đêm. Giờ hóa đơn chạy tự động, tôi chỉ kiểm tra những đơn có cảnh báo.”

Chị Lê Thanh Vy, Kế toán trưởng (minh họa)