Hải Đăng Logistics giảm 68% thời gian xử lý chứng từ vận tải

Bối cảnh

Hải Đăng Logistics vận chuyển hàng tiêu dùng cho ba chuỗi bán lẻ tại TP. Hồ Chí Minh và Đồng Nai, với đội 38 xe tải. Mỗi chuyến phát sinh một bộ chứng từ: lệnh điều xe, biên bản giao nhận, hóa đơn, phiếu cân. Mỗi tháng công ty xử lý khoảng 1.250 bộ.

Vấn đề

• Biên bản giao nhận bằng giấy đi từ xe về văn phòng mất 1–2 ngày, kế toán chờ mới lập được hóa đơn.
• Khách hàng đối soát công nợ chậm vì thiếu chứng từ gốc, doanh thu bị treo trung bình 19 ngày.
• Kế toán trưởng mất khoảng hai ngày mỗi tháng để lục chứng từ phục vụ đối chiếu.

Giải pháp

NEXUS khảo sát trong 48 giờ rồi vẽ lại luồng chứng từ cùng điều độ và kế toán. Ba thay đổi chính:

1. Biên bản số tại xe. Lái xe chụp, khách ký xác nhận trên điện thoại, tệp tự gắn vào lệnh điều xe.
2. Chữ ký số từ xa cho giám đốc. Duyệt đối soát công nợ và ký hợp đồng vận chuyển khi đang ở kho hay đi gặp khách.
3. Hóa đơn điện tử lập tự động. Khi biên bản được xác nhận, hệ thống tạo hóa đơn nháp để kế toán kiểm tra và phát hành.

Kết quả sau 90 ngày

Thời gian từ lúc giao hàng đến lúc phát hành hóa đơn giảm từ trung bình 2,6 ngày xuống 0,8 ngày. Kế toán chỉ còn dành khoảng ba giờ mỗi tháng cho đối chiếu. Doanh thu treo giảm từ 19 ngày xuống 7 ngày, cải thiện dòng tiền đáng kể. Số liệu đo bằng nhật ký hệ thống, so với ba tháng trước triển khai.

“Trước đây một bộ chứng từ đi qua điều độ, kế toán, giám đốc rồi mới đến khách, mất gần ba ngày. Giờ lái xe chụp biên bản bằng điện thoại, kế toán ký số xong trước khi xe ra khỏi bãi.”

Chị Phạm Thu Trang, Giám đốc vận hành (minh họa)