Chứng từ cần có khi vận chuyển hàng hoá: hoá đơn, biên bản giao nhận, hợp đồng

Một lô hàng đi đường dài cần đi cùng bộ chứng từ chứng minh nguồn gốc, người gửi, người nhận và điều kiện vận chuyển. Chứng từ đầy đủ giúp xe đi qua các điểm kiểm tra thuận lợi, hạn chế tranh chấp khi hàng hư hỏng hoặc giao chậm. Bài này nêu nguyên tắc chung, còn yêu cầu cụ thể theo loại hàng bạn nên đối chiếu quy định hiện hành với kế toán hoặc bộ phận pháp chế.

Nhóm chứng từ về hàng hoá

Đây là nhóm chứng minh hàng là của ai và có nguồn gốc hợp pháp:

• Hoá đơn bán hàng hoặc chứng từ thay thế theo quy định hiện hành về hoá đơn điện tử.
• Phiếu xuất kho hoặc phiếu giao hàng kèm danh sách chi tiết hàng: tên, quy cách, số lượng, giá trị.
• Hồ sơ chất lượng nếu hàng thuộc nhóm yêu cầu như thực phẩm, dược mỹ phẩm, hàng nhập khẩu (phiếu kiểm nghiệm, công bố, tờ khai).

Trường hợp tự vận chuyển hàng của mình hoặc chuyển kho nội bộ, chứng từ đi đường cũng phải rõ ràng. Cách ghi cụ thể do kế toán doanh nghiệp quyết định theo quy định hiện hành.

Nhóm chứng từ về vận chuyển

Vận đơn và lệnh vận chuyển

Vận đơn là chứng từ ghi người gửi, người nhận, loại hàng, số kiện, khối lượng, tuyến, điều kiện giao. Với dịch vụ của ROUTA, mã vận đơn cũng dùng để tra cứu hành trình lô hàng bất cứ lúc nào.

Biên bản giao nhận

Đây là chứng từ quan trọng nhất khi có tranh chấp. Biên bản nên ghi: ngày giờ, địa điểm, số kiện, tình trạng bao bì, người giao, người nhận ký tên. Nếu hàng có dấu hiệu móp, ướt, thiếu kiện, ghi ngay vào biên bản trước khi ký, đừng ký sạch rồi mới phản ánh sau.

Hợp đồng vận chuyển

Với khách hàng thường xuyên hoặc lô lớn, nên có hợp đồng nguyên tắc ghi: tuyến và loại xe, giá cước và cách tính, thời hạn thanh toán, thời gian giao, trách nhiệm khi hàng hư hỏng hoặc chậm, quy định khai giá. Chính sách bồi thường của ROUTA xem ở trang chính sách bồi thường.

Bảng kiểm nhanh theo từng loại gửi hàng

Loại gửi	Nên chuẩn bị
Doanh nghiệp bán hàng cho khách	Hoá đơn, phiếu xuất kho, vận đơn, biên bản giao nhận
Chuyển kho nội bộ	Phiếu điều chuyển nội bộ, vận đơn, danh sách hàng
Cá nhân gửi đồ	Danh sách đồ, ảnh, giấy tờ tuỳ thân người gửi, biên bản giao nhận
Hàng lạnh, thực phẩm	Chứng từ như trên, kèm yêu cầu nhiệt độ và hồ sơ chất lượng
Hàng đi quốc tế qua cửa khẩu	Bộ hồ sơ hải quan do đại lý hoặc chủ hàng chuẩn bị

Những lỗi thường gặp

• Tên, địa chỉ, số điện thoại người nhận ghi sai hoặc thiếu, khiến xe tới nơi không liên hệ được.
• Khai tên hàng chung chung (ví dụ chỉ ghi hàng tạp hoá), khó đối chiếu số lượng.
• Giá trị hàng trên chứng từ khác giá trị khai khi gửi, làm phức tạp việc bồi thường.
• Không lưu bản scan hoặc ảnh chụp chứng từ trước khi giao cho tài xế.

Lưu ý quan trọng

Quy định về hoá đơn, chứng từ vận chuyển và hồ sơ theo loại hàng có thể thay đổi, nên hãy luôn xác nhận bản mới nhất với kế toán hoặc cơ quan quản lý trước khi áp dụng. Bài viết này chỉ mang tính hướng dẫn chung, không thay thế tư vấn pháp lý.

Khi cần chuẩn bị chứng từ cho một lô hàng cụ thể, bạn có thể gọi 1900 6886 hoặc để lại thông tin ở trang liên hệ, điều độ viên sẽ cho biết hồ sơ đi kèm thường gặp theo từng loại hàng.