Rủi ro thuế của doanh nghiệp nhỏ: hóa đơn điện tử, chi phí hợp lý và kiểm tra thuế

Với doanh nghiệp nhỏ, rủi ro thuế hiếm khi đến từ ý định trốn thuế. Nó đến từ những thói quen tưởng nhỏ: mua hàng không lấy hóa đơn, thanh toán tiền mặt cho khoản lớn, chi phí cá nhân trộn với chi phí công ty, hồ sơ nằm rải rác trong email của từng nhân viên. Khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình, những thói quen đó trở thành chi phí bị loại và khoản truy thu kèm tiền chậm nộp.

Các luật thuế và quy định về hóa đơn thay đổi thường xuyên, nên bài viết chỉ nêu nguyên tắc chung theo quy định hiện hành tại thời điểm cập nhật; không có số liệu hay điều khoản cụ thể nào thay thế việc kiểm tra văn bản hiện hành cho trường hợp của bạn.

Hóa đơn điện tử: những lỗi thường gặp

• Xuất hóa đơn không đúng thời điểm: bán hàng, cung ứng dịch vụ xong nhưng đến cuối tháng mới xuất, hoặc xuất trước khi có giao dịch thực.
• Sai thông tin người mua: sai tên, mã số thuế, địa chỉ khiến bên mua không được khấu trừ, doanh nghiệp phải điều chỉnh hoặc thay thế.
• Xử lý sai sót không đúng quy trình: hủy hóa đơn tùy tiện, hoặc xuất hóa đơn mới mà không xử lý hóa đơn cũ.
• Hóa đơn đầu vào có dấu hiệu rủi ro: nhà cung cấp không còn hoạt động, hóa đơn không khớp với hàng hóa, dịch vụ thực tế.
• Không đối chiếu dữ liệu: kê khai thuế giá trị gia tăng không khớp với dữ liệu hóa đơn trên hệ thống của cơ quan thuế.

Lưu ý: hóa đơn hợp lệ là điều kiện cần, chưa đủ. Khoản chi còn phải thực tế, liên quan hoạt động kinh doanh và có chứng từ thanh toán phù hợp.

Chi phí được trừ: điều kiện cần nhớ

Khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, khoản chi được tính là chi phí hợp lý nếu đáp ứng các điều kiện chung theo luật, thường gồm ba ý chính:

1. Thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.
3. Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từ ngưỡng giá trị luật quy định.

Ngoài ra có những khoản luật hạn chế hoặc không cho trừ, hoặc chỉ cho trừ trong mức trần. Việc phân loại cần xem văn bản hiện hành.

Ví dụ: Công ty Thiên Phú mua vật tư 80 triệu đồng, có hóa đơn nhưng thanh toán bằng tiền mặt cho nhân viên đi mua. Khoản này có nguy cơ bị loại khỏi chi phí được trừ vì thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu doanh nghiệp chuyển khoản từ tài khoản công ty cho nhà cung cấp và lưu hợp đồng, biên bản giao nhận, rủi ro giảm đáng kể.

Chứng từ thanh toán và hồ sơ nội bộ

Một bộ hồ sơ tốt cho mỗi khoản chi lớn nên có: hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu, hóa đơn, chứng từ thanh toán qua ngân hàng, và nếu cần, tài liệu chứng minh liên quan đến hoạt động kinh doanh (hình ảnh, email, báo cáo công việc). Một số thói quen đáng xây dựng:

• Chuẩn hóa quy trình mua hàng, thanh toán: ai duyệt, ai chi, ai lưu hồ sơ.
• Tách bạch chi phí cá nhân của chủ doanh nghiệp với chi phí công ty.
• Lưu hồ sơ tập trung, đặt tên theo chuẩn, không phụ thuộc vào một người.
• Đối chiếu công nợ, hóa đơn, kê khai định kỳ (hàng quý), không để đến cuối năm.
• Soạn hợp đồng rõ ràng ngay từ đầu, xem gợi ý tại 7 điều khoản cần rà soát trước khi ký hợp đồng thương mại để tránh tranh chấp.

Khi nhận thông báo kiểm tra thuế thì làm gì?

1. Đọc kỹ văn bản: xác định cơ quan ban hành, thẩm quyền, phạm vi (kỳ nào, loại thuế nào), thời hạn làm việc và yêu cầu cung cấp tài liệu.
2. Cử người đại diện và lập đầu mối: thường là người đại diện theo pháp luật cùng kế toán trưởng; ghi lại mọi nội dung làm việc.
3. Rà soát nội bộ trước: tự đối chiếu khoản nghi ngờ để chuẩn bị giải trình có chứng cứ.
4. Cung cấp đúng yêu cầu, đúng hạn: không cung cấp thừa ngoài phạm vi, không từ chối vô cớ; nếu cần thêm thời gian, đề nghị bằng văn bản.
5. Không sửa, bổ sung chứng từ cũ một cách tùy tiện: điều này có thể làm tình hình tồi tệ hơn.
6. Đọc kỹ biên bản trước khi ký: ghi ý kiến bảo lưu nếu không đồng ý; nếu có quyết định xử lý, cân nhắc quyền giải trình và khiếu nại trong thời hạn luật định.

Phòng ngừa từ đầu năm tài chính

Doanh nghiệp mới thành lập nên thiết lập hệ thống kế toán, hóa đơn và chữ ký số ngay sau khi có giấy chứng nhận, như gợi ý ở bài Thành lập công ty TNHH: trình tự, hồ sơ, thời gian xử lý và việc cần làm sau đăng ký. Sau đó mỗi quý, nên dành một buổi rà soát: các khoản chi lớn có đủ hồ sơ chưa, hóa đơn đầu vào có bất thường không, kê khai có khớp dữ liệu không. Đây là chi phí rất nhỏ so với rủi ro bị loại chi phí và truy thu.

Khi nào nên gặp luật sư

Nên liên hệ luật sư khi nhận quyết định thanh tra, kiểm tra, bị ấn định thuế, nhận được thông báo về hóa đơn của nhà cung cấp có rủi ro, hoặc khi dự kiến tái cấu trúc, chuyển nhượng vốn có phát sinh thuế. Xem lĩnh vực thuế và tuân thủ và đặt lịch tư vấn với Luật sư Vũ Khánh Linh.