Thời hiệu khởi kiện tranh chấp hợp đồng thương mại: cách tính và lỗi thường gặp

Có những vụ tranh chấp mà doanh nghiệp nắm trong tay đầy đủ hợp đồng, hóa đơn, biên bản giao hàng nhưng vẫn không đòi được tiền, chỉ vì đã để quá hạn khởi kiện. Thời hiệu là cánh cửa đầu tiên của mọi vụ kiện: đóng lại rồi thì chứng cứ tốt đến mấy cũng khó phát huy tác dụng.

Bài viết này giải thích cách xác định thời hiệu khởi kiện đối với tranh chấp hợp đồng thương mại theo quy định hiện hành tại thời điểm cập nhật bài, những tình huống làm thời hiệu ngừng hoặc bắt đầu lại, và các lỗi mà bộ phận pháp chế, kế toán công nợ thường gặp. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn cho từng hồ sơ cụ thể.

Thời hiệu khởi kiện là gì và là bao lâu?

Thời hiệu khởi kiện là khoảng thời gian mà chủ thể được quyền khởi kiện để yêu cầu Tòa án bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp bị xâm phạm. Hết khoảng thời gian đó, mất quyền khởi kiện theo nghĩa Tòa án có thể đình chỉ giải quyết nếu bên bị kiện yêu cầu áp dụng thời hiệu.

Đối với tranh chấp hợp đồng, Điều 429 Bộ luật Dân sự 2015 quy định thời hiệu là 03 năm, kể từ ngày người có quyền yêu cầu biết hoặc phải biết quyền, lợi ích hợp pháp của mình bị xâm phạm. Mốc quan trọng không phải là ngày ký hợp đồng mà là ngày quyền bị xâm phạm mà bạn biết hoặc buộc phải biết.

Cách xác định ngày bắt đầu tính thời hiệu

Thực tế, ngày bắt đầu thường gắn với thời điểm bên kia vi phạm nghĩa vụ. Một vài tình huống điển hình:

• Thanh toán chậm: hợp đồng quy định thanh toán chậm nhất ngày 15/03, đến ngày 16/03 bên mua chưa trả tiền thì quyền của bên bán bắt đầu bị xâm phạm.
• Thanh toán theo từng đợt: mỗi đợt đến hạn mà không trả có thể là một thời điểm phát sinh quyền yêu cầu riêng; không nên mặc định gộp tất cả về đợt đầu hoặc đợt cuối.
• Giao hàng không đạt chất lượng: thời điểm biết hoặc phải biết thường là khi nghiệm thu, kiểm tra hàng hóa hoặc nhận khiếu nại, cần có biên bản để chứng minh mốc này.

Lưu ý: "biết hoặc phải biết" là khái niệm có thể bị tranh luận. Hãy lưu lại email, biên bản, tin nhắn chốt công nợ để chứng minh chính xác thời điểm.

Khi nào thời hiệu không tính hoặc bắt đầu lại?

Bộ luật Dân sự có quy định về thời gian không tính vào thời hiệu (ví dụ do sự kiện bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan khiến người có quyền không thể khởi kiện) và về việc thời hiệu bắt đầu lại (ví dụ bên có nghĩa vụ thừa nhận hoặc thực hiện một phần nghĩa vụ, hoặc các bên tự hòa giải). Cần phân biệt hai nhóm này:

1. Thời gian không tính: khoảng thời gian có trở ngại khách quan được trừ ra, phần thời hiệu còn lại tiếp tục chạy sau đó.
2. Bắt đầu lại: thời hiệu được tính lại từ đầu kể từ ngày xảy ra sự kiện luật quy định, ví dụ ngày bên nợ có văn bản thừa nhận nghĩa vụ.

Ví dụ minh hoạ: Công ty An Phát giao hàng cho Công ty Bình Minh, đến hạn ngày 10/01/2023 mà không được trả 600 triệu đồng. Tháng 06/2024, Bình Minh ký biên bản đối chiếu công nợ xác nhận còn nợ 600 triệu đồng và hứa trả trong quý III. Biên bản này có thể là căn cứ để lập luận rằng thời hiệu bắt đầu lại, nhưng việc Tòa án chấp nhận hay không còn phụ thuộc người ký có thẩm quyền, nội dung văn bản và các chứng cứ liên quan.

Những lỗi hay gặp làm doanh nghiệp mất quyền khởi kiện

• Chờ đợi vô thời hạn: bên nợ liên tục hứa trả nhưng không có văn bản xác nhận nghĩa vụ. Lời hứa miệng hoặc cuộc gọi không giúp bắt đầu lại thời hiệu một cách chắc chắn.
• Nhầm mốc tính: lấy ngày ký hợp đồng hoặc ngày xuất hóa đơn làm mốc thay vì ngày quyền bị xâm phạm; đôi khi dẫn đến nộp quá sớm hoặc tính sai cả hai chiều.
• Đối chiếu công nợ do người không có thẩm quyền ký: nhân viên kế toán, thủ kho ký mà không có ủy quyền sẽ làm giảm giá trị chứng cứ.
• Quên điều khoản trọng tài: khi hợp đồng có thỏa thuận trọng tài hợp lệ, việc nộp đơn kiện ra Tòa án có thể bị từ chối thụ lý, trong khi thời gian vẫn trôi. Xem thêm bài Chọn trọng tài hay Tòa án: cách soạn điều khoản giải quyết tranh chấp hợp đồng.

Hết thời hiệu thì xử lý ra sao?

Theo quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự, Tòa án chỉ áp dụng thời hiệu khi có yêu cầu của một bên hoặc các bên, và yêu cầu này phải được đưa ra trước khi Tòa án cấp sơ thẩm ra bản án, quyết định giải quyết vụ việc. Nghĩa là nếu bên bị kiện không nêu thời hiệu đúng lúc, vụ án vẫn có thể được giải quyết về nội dung. Đừng trông chờ đối phương bỏ sót lập luận này: nếu sắp hết thời hiệu, hãy cân nhắc ngay việc khởi kiện hoặc lập biên bản thừa nhận nghĩa vụ.

Về mức phạt và bồi thường kèm theo khoản nợ gốc, doanh nghiệp có thể tham khảo bài Phạt vi phạm hợp đồng thương mại tối đa 8%: phân biệt với bồi thường thiệt hại.

Khi nào nên gặp luật sư

Nên trao đổi với luật sư khi khoản nợ đã quá hạn trên 18 tháng, khi có nhiều đợt thanh toán với các mốc khác nhau, khi đối phương chỉ hứa miệng, hoặc khi hợp đồng có điều khoản trọng tài. Đội ngũ của chúng tôi xử lý các vụ việc này tại lĩnh vực Tranh chấp hợp đồng & thương mại; bạn có thể làm bước chẩn đoán pháp lý nhanh để biết hồ sơ đã sẵn sàng khởi kiện chưa.